大量の紙帳票を扱う申請書類などの審査業務は、多くの人手が必要なうえ、働く場所も制限されるため、ニューノーマル(新常態)への対応が求められています。そこで日立は、デジタル化した紙帳票をオンライン上で点検・修正、承認できる「イメージ審査システム」を提供。場所を問わない分散作業が可能となり、さまざまな製品、ソリューションと連携した業務の効率化とコスト低減にも貢献します。

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オンライン上での点検・修正・作業管理を実現

 ビジネスのデジタル化が進むなか、いまだ多くの紙帳票が残されている業務があります。特に審査業務は、申請された紙資料の確認や補記を行い、必要に応じて手入力でデジタル化したうえで業務システムに取り込む必要があり、作業管理の手間や入力・チェック作業による人件費、帳票の管理スペース確保などが大きな課題となっています。

 また、電子申請の審査においても一部、人による点検・確認作業が実施されているケースがあり、全体プロセスのさらなる効率化が求められています。

 特にCOVID-19の長期化で「密」を避ける働き方が推奨されるため、同じ場所に人を集め、実物の紙を見ながら作業する方法は、早急に改善していかなければなりません。

 そこで日立は、申請書をはじめとした各種資料をオンライン上で点検・修正、承認でき、作業の進捗(しんちょく)状況も把握できる「イメージ審査システム」を開発しました。

 点検から承認まで一連の作業を、すべて画面上でデータを共有しながら行えるため、紙帳票の郵送などが不要となり、作業場所を意識しない分散拠点での作業が可能となります。

 審査業務を短期間で効率的に行えるようになるため、窓口業務や申請者からの問い合わせ対応がスムーズになるほか、手書き文字をデジタル化するAI-OCRや、機械的な点検・入力などを行うRPAなどと組み合わせることで、業務をさらに効率化することも可能です(図1)。

画像: 図1 「イメージ審査システム」の概要

図1 「イメージ審査システム」の概要

イメージ審査システムの特長

オンラインで審査対象資料の点検・修正ができる

 審査対象となる資料のイメージデータと、AI-OCR などで読み取った資料内のテキストデータを1画面で比較しながら、あらかじめ設定した点検項目に沿って資料の点検や修正が行えます。業務はオンライン上で実施できるため、場所にとらわれず、分散拠点での並行作業も可能です。また、担当者が判断できないような場合でも、遠隔地にいる有識者にオンラインで点検を依頼できるため、円滑に業務を進められます(図2)。

作業プロセス全体の可視化により、業務の効率化を支援

 管理者は分散した拠点間でも、各業務のプロセスごとに画面上で進捗を可視化できます。これにより作業全体が把握でき、進捗遅延・プロセス滞留などを早期に検知できます。データに基づいて、遅れている作業に割り当てる人数を増やすなど、効果的な変更指示を迅速に行えるため、作業効率の向上が期待できます。

帳票の様式や項目の変更に柔軟に対応

 システム本体と、帳票で使用する項目を定義するマスターデータが分離しているため、法改正などがあってもシステム本体を改修せず、マスターデータの変更だけで新しい帳票様式に対応できます。マスターデータは複数の帳票のパラメーターを設定することで、さまざまな様式の帳票にも対応可能です。

適切な製品、ソリューションと連携できる

 イメージ審査システムは、AI-OCR、RPAのほかにも、さまざまな製品、ソリューションと連携できます。お客さまの業務ニーズや環境、予算に合わせ、必要な技術を必要なタイミングで追加・更新できるためさらなる業務効率化が実現可能です。

画像: 図2 帳票イメージと点検用データの画面例

図2 帳票イメージと点検用データの画面例

デジタル活用でビジネス価値を最大化

 イメージ審査システムを導入することで、適正な人員配置による人件費削減、紙帳票の保管スペースや作業場所の削減などによるコスト低減効果が期待できるほか、ニューノーマルで求められる新たな働き方や、今後の労働力不足にも貢献します。

 これからも日立は、デジタル化によるお客さまの業務効率向上とコスト低減を図るイメージ審査システムを継続的に強化し、ビジネス価値の最大化を支援していきます。

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